Licences pour les établissements scolaires et les administrations

Logiciels pour les établissements scolaires et les administrations : licences pour l'enseignement, l'administration et le bénévolat

Une salle informatique équipée de trente postes, un bâtiment administratif comptant soixante postes de travail, un bureau d’association en disposant de deux : les besoins sont similaires – système d’exploitation, applications bureautiques, un outil de mise en page et de gestion des PDF. Mais les modalités d’octroi des licences, elles, ne le sont pas. Les établissements publics et les organismes à but non lucratif s’approvisionnent différemment des entreprises. Ils ont besoin de procédures d’attribution transparentes, de durées prévisibles et de justificatifs qui résistent à un contrôle. Lors de l’achat de logiciels destinés aux établissements scolaires et aux administrations, il ne s’agit donc pas seulement de choisir les fonctionnalités, mais également de déterminer les droits d’utilisation, la durée du contrat et la documentation.

La gamme se divise en trois domaines. La rubrique « Licences scolaires » propose des éditions « Éducation » destinées à l’enseignement, aux salles informatiques et aux enseignants. La rubrique « Logiciels pour les administrations » regroupe des licences en volume pour l’administration publique, d’une durée de plusieurs années. Les logiciels destinés aux associations s’adressent aux secrétariats et aux comités de direction bénévoles qui gèrent les données des membres, la comptabilité et la correspondance. Toutes les licences sont fournies sous forme numérique.

Licences scolaires : versions « Education » destinées à l’enseignement et à l’administration scolaire

Les versions « Education » sont très proches des versions standard dans leur utilisation quotidienne. La différence réside dans les conditions d’éligibilité : ces licences sont destinées aux établissements d’enseignement agréés ainsi qu’aux personnes qui y travaillent ou y suivent des études. C’est le fabricant concerné qui détermine quels établissements sont concernés.

Windows Education comme base dans la salle informatique

La gamme Windows Education couvre le système d’exploitation destiné aux environnements scolaires et universitaires. Microsoft Windows 11 Education est disponible sous forme de licence perpétuelle et peut donc être utilisé sans renouvellement annuel – un avantage non négligeable pour les appareils destinés à une utilisation à long terme en salle de classe. Dans le cas d’un parc informatique hétérogène, il est recommandé de vérifier au préalable quels ordinateurs répondent à la configuration système requise.

Applications Office et Microsoft 365 dans le secteur de l’éducation

Office 365 Education propose des solutions de productivité basées sur le cloud destinées aux établissements scolaires et aux établissements d’enseignement supérieur. Microsoft 365 Single est une licence mono-utilisateur d’une durée de douze mois et utilisable sur toutes les plateformes – destinée aux enseignants ou au personnel administratif à titre individuel, et non à l’ensemble du corps enseignant. Dès lors que plusieurs postes de travail doivent être équipés de manière homogène, une licence en volume constitue la meilleure solution.

Logiciels créatifs de Corel pour les salles de classe et les campus

Les logiciels de graphisme sont indispensables dans les domaines des arts, de la technologie et de la conception multimédia. La suite CorelDRAW Graphics Suite 2025 Education est proposée sous forme de licence Windows d’une durée d’un an. Pour l’équipement d’établissements entiers, il existe la licence Corel Academic Site License d’une durée de douze mois, mises à jour comprises, ainsi que la licence Corel Academic Site License Premium d’une durée de trois ans, dont le tarif est échelonné en fonction de la taille de l’établissement. En complément, Corel PDF Fusion Education permet de créer et de modifier des fichiers PDF, par exemple pour des fiches de travail, des formulaires et des lettres aux parents.

Postes de travail Mac au sein du réseau scolaire

Lorsque des Mac sont utilisés, il arrive que des logiciels Windows nécessaires à l’enseignement ou à l’administration fassent défaut. Parallels Desktop 26 Standard EDU permet de configurer un environnement Windows sur un Mac et est disponible en version scolaire pour un Mac, avec une durée de validité d’un an. Ainsi, les parcs informatiques mixtes restent opérationnels, sans matériel supplémentaire.

Administrations et associations : licences en volume pour l’administration et le secrétariat

Open Value dans l’administration publique

Les administrations sont confrontées à des défis différents de ceux des établissements scolaires : de nombreux postes de travail homogènes, un processus d’approvisionnement réglementé, des obligations en matière de documentation. Microsoft Office Professional Plus sous licence Open Value et Microsoft Office Standard sous licence Open Value sont tous deux valables trois ans avec Software Assurance. L’avantage réside dans l’uniformité : un seul contrat, une seule version sur tous les postes de travail, des coûts prévisibles sur toute la durée du contrat. Vous trouverez d’autres options de ce programme sous Microsoft Open Value. Avant la passation du marché, il convient de vérifier quelles applications sont incluses dans chaque édition par rapport à votre propre liste d’exigences.

Associations : peu de postes de travail, des besoins clairs

Dans les associations, le travail s’effectue généralement sur une poignée d’ordinateurs et souvent à titre bénévole. On a besoin d’un traitement de texte pour la correspondance et les procès-verbaux, d’un tableur pour la gestion de la trésorerie et des listes de membres, ainsi que d’une solution de messagerie électronique pour le comité directeur. Une suite Office sous licence unique évite ainsi la mosaïque d’installations individuelles, qui devient un problème au plus tard lors d’un changement au sein du comité directeur.

Droit d’accès et justificatifs pour les licences « Éducation »

Les conditions « Éducation » sont liées au statut de l’établissement, et non à l’usage que peut en faire une personne en particulier. Chaque éditeur définit de manière autonome quels établissements scolaires, universités, centres de formation ou organismes publics sont considérés comme éligibles et si une justification est exigée.

Ces règles variant d’un fabricant à l’autre et d’un programme à l’autre, il est recommandé de se renseigner avant de passer commande, en particulier pour les associations gestionnaires, les prestataires de formation privés et les établissements à statut mixte. Il est également important de noter qu’une licence « Éducation » est liée au domaine d’utilisation prévu. Les programmes de licence standard sont destinés à un usage purement commercial.

Quelle solution convient à quel établissement ?

Le tableau suivant met en correspondance les situations typiques et les types de licence adaptés :

• Enseignants ou membres du personnel administratif individuels : une licence mono-utilisateur d’une durée d’un an, utilisable sur toutes les plateformes, aussi bien sur l’appareil professionnel que sur l’appareil privé.
• Salles informatiques et réseaux scolaires : Windows 11 Education sous forme de licence permanente pour les appareils qui restent en service pendant plusieurs années scolaires.
• Matières artistiques, techniques et multimédias : CorelDRAW Graphics Suite Education pour les postes de travail individuels dans les salles spécialisées.
• Grands établissements d'enseignement et universités : une licence de site académique (Academic Site License), dont le barème est fonction du nombre d'utilisateurs.
• Administrations et collectivités locales : Office Professional Plus ou Office Standard via Open Value avec trois ans de Software Assurance.
• Associations et organisations à but non lucratif : un équipement Office harmonisé pour le secrétariat et le conseil d’administration, au lieu d’installations individuelles accumulées au fil du temps.
• Environnements mixtes avec des Mac : une solution de virtualisation servant de passerelle pour mettre à disposition des applications Windows sur les appareils Mac existants.

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